ANTONIO LÓPEZ | Tungsteno
La pandemia provocó un aluvión de nuevos usuarios en aplicaciones de videoconferencia como Zoom o Webex y plataformas de trabajo colaborativo como Slack o Microsoft Teams. Tras un año de pandemia y a pesar de la incertidumbre laboral que ha provocado, la experiencia del trabajo en remoto ha confirmado la utilidad de estas herramientas digitales. Ayudan a trabajar a distancia y facilitan la ubicuidad de muchos trabajadores, y han consolidado las siguientes tendencias de gestión y organización de equipos de trabajo:
Salvar las distancias: más allá de Zoom
Uno de los principales desafíos del trabajo en remoto es el de mantener la moral de los trabajadores en medio de la pandemia, sin compartir el día a día con sus compañeros, tal y como refleja una encuesta realizada por la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM). Si en el arranque de la pandemia, las videoconferencias vía Zoom o Skype fueron de gran ayuda, ahora se hace necesario avanzar en esa línea.
Para reconfortar la sensación de pertenencia al grupo en un contexto social tan hostil, es esencial facilitar las dinámicas de colaboración y el aprendizaje conjunto. Son los objetivos de la herramienta online Miro, que permite gestionar lluvias de ideas de manera visual, mediante pizarras digitales sincronizadas, cronómetro y un sistema de votación en tiempo real:
Fortalecer los equipos que no trabajan en el mismo espacio físico es uno de los objetivos de Miro, que lleva a las reuniones virtuales pizarras digitales sincronizadas para la gestión de propuestas e ideas. Crédito: Miro.
Herramientas como Kahoot, TEAM MOOD o Dr. Clue afrontan ese mismo reto y facilitan las dinámicas de comunicación a través de alternativas al acompañamiento presencial, como salas de café virtual o experiencias de gamificación. Un paso más allá van las aplicaciones basadas en realidad virtual a la hora de acercarnos, literalmente, a la oficina y los compañeros. Mediante el uso de unas gafas de realidad virtual, herramientas como Arthur, vr on, o MeetinVR recrean espacios de trabajo virtuales incluso más prácticos que los de la vida real, ya que permiten optimizarlos y personalizarlos en función del tipo de reunión y las preferencias de cada trabajador. Además, el uso de avatares de realidad virtual también permite aprovechar las virtudes de la comunicación no verbal, haciendo más tangible la “presencia” de los compañeros en procesos como las dinámicas de team building.
Comunicación eficiente: más allá del WhatsApp en el trabajo
Aunque las videollamadas grupales fueron la primera respuesta para salvar las distancias, no son suficiente para vencer uno de los principales retos de los equipos que teletrabajan: fomentar su cohesión y la colaboración de sus miembros sin contar con un espacio físico de referencia.
Cada vez el WhatsApp se está convirtiendo más en un instrumento de trabajo, y en algunos puntuales puede ser lo más práctico. Sin embargo, es un espacio en el que conviven chats individuales con grupos familiares y de trabajo. Para evitar el caos de los chats a varias bandas, herramientas como Slack aprovechan la usabilidad del concepto de mensajería instantánea para gestionar el flujo de trabajo en un entorno más privado y seguro que permite además centralizar toda la comunicación de un equipo de trabajo (emails, documentos…). La integración con otras herramientas online para gestionar tareas o proyectos permite que se reciban las notificaciones en Slack cada vez que hay novedades en esos otros espacios de trabajo. Y ante la competencia de Microsoft Teams, Slack ha ido incorporando nuevas funciones como la creación de flujos de trabajo, que usan la propia conversación del chat para resolver tareas rutinarias y repetitivas usando formularios:
Otras herramientas buscan la sinergia entre la mensajería instantánea y la gestión del flujo del trabajo de una manera segura y privada, como es el caso de Slack. Crédito: Slack.
Las funciones del día a día exigen, además, contar con distintos espacios de reunión (virtuales) donde se puede también repartir tareas y hacer seguimiento de los progresos. Microsoft Teams permite también trasladar todo el universo laboral de una oficina o un equipo directivo de un colegio a la nube y, además, en sus últimas versiones, incluye la opción de transcribir todas las conversaciones, una funcionalidad que facilita enormemente el acceso a personas con problemas de audición.
Slack y Microsoft Temas son los dos grandes rivales en este tipo de soluciones al teletrabajo basadas en la conversación, y compiten ferozmente por su implantación en grandes empresas. Sin embargo, hay alternativas más sencillas a estos dos gigantes —y quizás más apropiadas para pequeños grupos de trabajo y proyectos— , que hacen especial énfasis en la usabilidad y el diseño de una interfaz agradable, tanto en el ordenador como en la tablet y el teléfono móvil. Chanty o Flock son dos buenos ejemplos de esa aproximación más sencilla.
Gestionar el agobio: más allá del email
La deslocalización física de los trabajadores ha impuesto el almacenamiento en la nube como punto de encuentro para rediseñar la gestión de proyectos y hacer que no recaiga tanto en el email, los chats o las conversaciones telefónicas. Con la pandemia y el distanciamiento social el volumen de información (personal y laboral) se ha multiplicado en estos canales, haciendo más difícil asimilar y encontrar encargos concretos o documentos adjuntos cuando se más se necesitan: ¿estaban en un correo o en WhatsApp? En este contexto, organizar el reparto y el progreso de las tareas de forma minuciosa se ha vuelto inevitable, una funcionalidad que ofrecen herramientas como Trello o Todoist —muy útiles para para gestionar el día a día de manera individual o con el propio equipo de trabajo.
Cuando la organización del trabajo gira en torno a un proyecto concreto, para el que se forma un equipo de trabajo que engloba a personal de diferentes empresas y freelance, son especialmente útiles herramientas como Basecamp, uno de los gestores de trabajo online más veteranos. Lanzado en 2004, resurge ahora presentándose como un espacio de trabajo remoto en el que priman la calma y la organización, ante la deslocalización, la dispersión y el estrés comunicativo, que han aumentado desde que la COVID-19 se extendió por todo el mundo.
Pero estos gestores de proyectos, al igual que los de tareas o las herramientas de chat requieren una labor de diseño y concepción del espacio de trabajo virtual, y una considerable curva de aprendizaje por parte de los usuarios. Exigen una inversión en formación y un esfuerzo y una voluntad de reinventar las rutinas diarias. En el último año ha despuntado una alternativa, menos exigente en ese sentido: gestionar el trabajo alrededor de los documentos, que es algo que sí llevamos haciendo mucho más tiempo.
Para mantener la eficacia en deslocalización laboral surgen alternativas como Dropbox Spaces, que gestiona el espacio de trabajo virtual en torno a los documentos. Crédito: Dropbox.
Google Docs nació en 2006 como una alternativa al Word, accesible de manera gratuita desde cualquier navegador web; y más allá de democratizar el acceso a un procesador de textos, acostumbró a mucha gente a la edición colaborativa de documentos (integrando además comentarios y tareas) y a que la versión "buena" del documento sea la que está en la nube para todas las personas con acceso a ese documento, evitando la confusión que generan las diferentes versiones de un archivo en los distintos dispositivos y carpetas de distintos usuarios.
El servicio de almacenamiento en la nube Dropbox lanzó en 2017 la herramienta Paper, una alternativa más visual a Google Docs y concebida desde el principio para integrar en los documentos muchas funciones de gestión de trabajo (incluidas tareas y cronogramas). Y la pandemia aceleró los planes en esa línea de Dropbox, que a finales de 2020 presentó la segunda versión de Spaces, su espacio de trabajo virtual: una evolución online del concepto de carpeta compartida en la nube (que también popularizó Google con su servicio Drive).
Así, frente a los cambios de paradigma mental que requieren muchas herramientas de teletrabajo, Spaces propone que el espacio de trabajo se vaya organizando de manera natural a partir lo que ya son desde hace décadas los "objetos" en los que se materializa el propio trabajo, así como los planes, los procedimientos y las dudas: los documentos. Space es la última gran novedad en este tipo de herramientas, compitiendo con otras más veteranas como Slite, Kipwise, Confluence o Notion, que combinan la claridad de las carpetas con la flexibilidad de una wiki.
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